Издание сборников материалов научных конференций

Издание сборников материалов конференций

Издательский дом «Scientia» оказывает услуги по подготовке и выпуску сборников материалов научных конференций в печатной и/или электронной форме, включая постатейную подготовку метаданных и размещение материалов в РИНЦ (при выборе соответствующего пакета услуг).

Услуга ориентирована преимущественно на образовательные и научные организации: вузы, научно-исследовательские институты, научные центры, и профессиональные ассоциации.

Мы работаем с официально организованными научными конференциями, проводимыми в очном формате (в том числе с возможным дистанционным подключением участников, если это предусмотрено программой мероприятия), и не принимаем в работу сборники мероприятий, носящих формальный или заочный характер без подтверждаемого научного события.

Что входит в услуги по изданию сборника конференции

Базовые и дополнительные услуги могут включать:

  • профессиональную верстку сборника материалов конференции с соблюдением требований к структуре и оформлению;
  • подготовку обложки и оформление внутреннего блока;
  • постатейную подготовку метаданных и текстов для размещения в РИНЦ (при выборе соответствующего пакета услуг);
  • присвоение изданию ISBN, УДК, ББК, авторского знака; оформление выходных и выпускных данных в соответствии с ГОСТ;
  • присвоение статьям сборника DOI в системе Crossref (по запросу) — подробнее;
  • выпуск сборника в печатном виде (мягкий / твердый переплет) с выполнением регистрационных действий и направлением обязательных экземпляров в установленном порядке;
  • выпуск сборника в электронном виде с регистрацией сетевого издания в ФГБУ НТЦ «Информрегистр» и получением свидетельства о регистрации;
  • доставка тиража по России и в страны СНГ (по согласованию).

Примеры ранее выпущенных сборников представлены в разделе Каталог. Примеры размещения в РИНЦ также могут быть предоставлены по запросу.

Особенности подготовки сборников конференций

Подготовка сборника материалов конференции отличается от подготовки монографии или учебного издания тем, что требует дополнительной постатейной обработки массива материалов: проверки структуры файлов, унификации оформления, подготовки метаданных по каждой публикации и согласования итогового состава сборника.

При необходимости в состав работ может быть включена постатейная подготовка для размещения в РИНЦ, а также присвоение DOI статьям. Объем и состав таких работ рассчитываются индивидуально.

Стоимость и сроки зависят, в частности, от количества статей, качества исходных материалов, степени унификации файлов, наличия готовых метаданных и требований организатора к итоговому формату издания.

Работа с вузами и научными организациями

Мы работаем по официальному договору и готовы обсуждать индивидуальные условия взаимодействия с образовательными и научными организациями, включая подготовку документов для согласования закупки.

По запросу могут быть подготовлены:

  • индивидуальный расчет стоимости;
  • коммерческое предложение;
  • описание состава услуг для служебного согласования;
  • проект договора / согласование условий договора в рамках компетенции издательства.

Мы готовы участвовать в закупочных процедурах в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что входит в базовый пакет и что может оформляться отдельно

Обычно входит в базовую подготовку сборника:

  • верстка издания и подготовка обложки;
  • оформление выходных сведений;
  • подготовка к выпуску в выбранной форме (печатной и/или электронной);
  • регистрационные действия, предусмотренные выбранным форматом.

Часто оформляется отдельно (по запросу):

  • постатейная подготовка метаданных и текстов для РИНЦ;
  • присвоение DOI статьям сборника;
  • корректура и/или редакторская правка статей;
  • глубокая унификация разнородных авторских файлов;
  • подготовка сложных таблиц, рисунков, схем;
  • ускоренное выполнение работ (при сжатых сроках после конференции);
  • доставка, дополнительный тираж, специальные требования к комплектации.

Итоговый состав работ и стоимость фиксируются в индивидуальном расчете и договоре.

Как проходит работа со сборником конференции

  1. Первичное обращение и описание задачи. Организатор направляет запрос через форму или через контакты, указывая сведения о конференции, предполагаемый объем сборника и требуемый набор услуг.
  2. Предварительная оценка и (при необходимости) подтверждение статуса конференции. Редакция уточняет параметры проекта, при необходимости запрашивает информационное письмо и/или ссылку на официальный анонс мероприятия.
  3. Расчет стоимости и сроков. Подготавливается индивидуальный расчет, при необходимости — коммерческое предложение для внутреннего согласования/закупки.
  4. Согласование условий и оформление документов. После согласования параметров и состава услуг оформляются договор и счет.
  5. Подготовка сборника. Выполняются верстка, оформление, подготовка выходных сведений и иные согласованные работы (включая постатейную обработку для РИНЦ и/или DOI — если заказано).
  6. Согласование макета и состава материалов. Ответственный представитель оргкомитета/организации проверяет макет и состав статей, после чего вносятся согласованные правки.
  7. Выпуск издания и регистрационные действия. После утверждения выпускается печатная и/или электронная версия сборника, выполняются предусмотренные регистрационные процедуры.

Что подготовить для предварительного расчета

Для более точного расчета стоимости и сроков желательно направить следующие сведения:

  • полное название конференции;
  • организатор(ы) конференции (вуз / НИИ / научная организация);
  • дата(ы) проведения и формат (очный / очный с дистанционным участием и т.п.);
  • ссылка на официальный анонс конференции (если уже опубликован);
  • ориентировочное количество статей и/или общий объем сборника;
  • нужны ли постатейное размещение в РИНЦ и/или DOI;
  • нужна ли печатная версия, электронная версия или обе формы;
  • для печатной версии — предполагаемый тираж и тип переплета;
  • планируемые сроки выпуска (например, к отчетной дате / к заседанию / к подаче отчетности);
  • нужны ли коммерческое предложение и документы для закупки.

Предварительный расчет и коммерческое предложение можно получить без направления полного комплекта материалов и без регистрации в системе.

Рекомендации к составу материалов для сборника конференции

Для ускорения редакционно-издательской подготовки и снижения объема технических правок рекомендуется заранее определить единые требования к материалам участников (в зависимости от формата публикации: тезисы или статьи).

Организатор конференции может использовать собственные требования к оформлению. Если единые требования еще не подготовлены, редакция может помочь определить минимальный состав обязательных элементов для публикации.

Рекомендуемый состав материалов для публикации тезисов

Для каждой публикации тезисов желательно предусмотреть следующие элементы:

  • название тезисов;
  • сведения об авторе(ах);
  • аффилиации (организация, подразделение; при необходимости — город, страна);
  • основной текст тезисов;
  • список источников (если предусмотрен требованиями организатора);
  • информация о финансировании работы (опционально, при наличии).

Рекомендуемый состав материалов для публикации статей в сборнике

Для каждой статьи рекомендуется предусмотреть следующие элементы:

  • название статьи;
  • сведения об авторе(ах);
  • аффилиации (организация, подразделение; при необходимости — город, страна);
  • аннотация;
  • ключевые слова;
  • основной текст статьи;
  • список источников;
  • информация о финансировании работы (опционально, при наличии).

Если организатор планирует постатейное размещение материалов в РИНЦ и/или присвоение DOI, наличие единообразно оформленных метаданных по каждой публикации существенно сокращает сроки подготовки сборника.

Предварительный отбор материалов и рецензирование

Для подготовки сборника материалов конференции необходим предварительный отбор поступивших материалов. Конкретная модель отбора определяется организатором конференции с учетом ее научного профиля, внутреннего регламента и практики работы оргкомитета.

Допустимые варианты организации отбора и рецензирования могут включать:

  • отдельные рецензии на статьи (тезисы) — при необходимости индивидуальной экспертной оценки материалов;
  • рецензию на сборник в целом — как на итоговое научное издание;
  • предварительный отбор оргкомитетом иным способом (по выбору организатора), включая экспертное рассмотрение секционными руководителями, программным комитетом, редакционной коллегией и т.п.

При этом независимо от выбранной модели предварительный отбор материалов обязателен: в сборник не должны включаться тексты без рассмотрения со стороны организатора конференции.

По запросу редакция может согласовать с организатором рекомендуемую схему документирования результатов отбора (например, список принятых материалов, отметки о рассмотрении, сведения о рецензентах/экспертах — в объеме, необходимом для внутреннего учета и подготовки издания).

Стоимость, сроки, документы

Стоимость и сроки подготовки сборника конференции рассчитываются индивидуально в зависимости от объема, количества статей, состава услуг и требований к итоговому формату издания.

Сотрудничество оформляется официальным договором. Перечень услуг, стоимость, сроки выполнения работ и иные существенные условия фиксируются в договоре и/или приложениях к нему.

Мы соблюдаем конфиденциальность полученных материалов, рабочих файлов и сопроводительных документов.

Запросить индивидуальный расчет стоимости издания сборника материалов конференции
Перейти к форме заявки
По запросу подготовим предварительный расчет и коммерческое предложение для согласования в организации

Если вам удобнее обсудить задачу напрямую, свяжитесь с редакцией через раздел «Контакты».